Privacy Policy

Effective Date: May 13, 2026 | Last Updated: June 10, 2026

1. Introduction

Vantage Yard Management ("Service", "we", "us", or "our") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you use our mobile application.

Please read this policy carefully. By using the Service, you consent to the practices described in this Privacy Policy.

2. Information We Collect

2.1 Account Information

Data	Required	Purpose
Username	Yes	Account identification
Display Name	Yes	In-app display
Email Address	Yes	Login, notifications
Password	Yes	Account security (encrypted)

2.2 Operational Information

Data	Required	Purpose
Driver Name	No	Gate transaction records
License Plate	No	Vehicle identification
Truck/Unit Number	No	Equipment tracking
Container Number	No	Cargo tracking

2.3 Photos and Signatures

Data	Required	Purpose
Gate-in/out Photos	No	Condition documentation
Damage Inspection Photos	No	Damage evidence
Electronic Signatures	No	Delivery confirmation

2.4 Automatically Collected Information

Data	Purpose
Access Timestamps	Service analytics
Device Information	Error resolution
App Version	Technical support

                Information We Limit:
                Driver's License Numbers: We parse the PDF417 barcode on the back of US/Canada commercial driver's licenses (compliant with the AAMVA DL/ID specification) for identity verification at the gate. The source image is uploaded to the Customer's tenant storage and retained for 1 year from capture (see §15.3), after which it is securely deleted. The parsed identifier (name, license number, expiration, class) is stored as part of the gate transaction record per the retention schedule in §5.1 (3 years for transaction records). Driver license data is never shared with third parties except as required by law or under §6.1.
Social Security Numbers: never collected.
Financial Information: payment processing is handled entirely by Stripe and RevenueCat. Vantage receives only billing contact details and the last 4 digits and card brand of the payment instrument.
Precise GPS Location: not collected from driver / clerk / forklift operator devices. Site geofence coordinates (administrator-configured site boundary) are stored only for the site administrator account.
Biometric Identifiers: Vantage does not perform facial recognition, fingerprint scanning, or iris scanning. Photographs taken during gate transactions and inspections may incidentally include human faces; see "Biometric Information Notice" (§15) for governance.

            

3. How We Collect Information

Direct input during registration
Manual entry during operations
Camera capture for photos
Automatic collection (access logs)

4. How We Use Your Information

Service Delivery: Yard management, gate transactions, appointment scheduling
Account Management: Authentication, permissions, password reset
Customer Support: Inquiry response, technical assistance
Service Improvement: Error analysis, feature enhancement
Legal Compliance: Customs regulations, C-TPAT compliance

5. Data Retention and Deletion

5.1 Retention Periods

Data Type	Retention Period	Basis
Account Data	Until account deletion	Service provision
Transaction Records	3 years	Logistics dispute resolution
Photos/Signatures	1 year	Damage evidence
Access Logs	6 months	Security audit

5.2 Deletion Methods

Electronic files are permanently deleted using secure methods
Data is deleted promptly after retention period expires

6. Sharing of Information

We do not sell your personal information. We may share your information only in the following circumstances:

6.1 Sub-Processors

Sub-processor	Purpose	Location	Data Categories	Retention
Supabase Inc.	Database, auth, storage, realtime	US	All Customer Data	Service duration
OpenAI, L.L.C.	GPT-4o Vision OCR fallback (Stage 2 of 5-stage OCR pipeline)	US	Container number photo crops; no PII intentionally captured	Per OpenAI API data usage policy
Sentry (Functional Software, Inc.)	Error monitoring	US	Anonymized error logs, no Customer PII	90 days
RevenueCat, Inc.	In-app subscription management (iOS/Android)	US	Subscription metadata, anonymized user identifiers	Service duration
Stripe, Inc.	Payment processing (web/B2B)	US	Billing contact, payment tokens (no card numbers reach Vantage)	Service duration + tax retention
Google LLC (Firebase Messaging)	Push notification delivery	US	Device push tokens	Until token revocation
Google LLC (ML Kit on-device)	On-device text recognition (Stage 1 of 5-stage OCR pipeline)	On Customer's device	No data leaves the device	N/A
GrowthBook	Feature flag delivery	US	Anonymized usage attributes	30 days

Vantage maintains or is actively executing a Data Processing Agreement (DPA) with each sub-processor. The up-to-date sub-processor list is available at https://www.vantageyms.com/dpa.html. Customer will be notified at least 14 days before any new sub-processor is added that processes Customer Data, via in-app notification and the email address on file.

6.2 Legal Requirements

We may disclose information if required by law, such as:

Valid court orders or subpoenas
Lawful requests from law enforcement
Protection of our legal rights

7. Your Rights

7.1 Right to Access

View your personal data processing status via App Settings > My Profile

7.2 Right to Rectification

Request correction of inaccurate data. Edit directly in-app or contact support.

7.3 Right to Erasure (Right to be Forgotten)

Request deletion of your personal data via App Settings > Delete Account. Processed within 30 days of request.

7.4 Right to Restrict Processing

Request temporary suspension of data processing.

7.5 Right to Data Portability

Request your data in machine-readable format (JSON) via App Settings > Export Data.

8. Security Measures

8.1 Technical Measures

Encryption in transit (TLS 1.3)
Encryption at rest (AES-256)
One-way password hashing
API key hashing (SHA-256)
Row Level Security access control

8.2 Administrative Measures

Principle of least privilege for data access
Access logging and auditing
Regular security assessments

9. Cookies and Tracking

This Service is delivered as a mobile application and as web portals (vantageyms.com, app.vantageyms.com, carrier.vantageyms.com). Our web portals use browser localStorage for language preference and, where you have signed in, session state. We do not set advertising or third-party tracking cookies. Under the EU ePrivacy Directive, localStorage may be treated as equivalent to cookies for consent purposes; by continuing to use our web portals you consent to this functional storage.

Technologies Used:

Local Storage: Session persistence
Crash Reporting: Automatic error collection (Sentry, can be disabled)

10. Children's Privacy

The Service is intended for use by adult yard operations personnel (age 18+). Vantage does not knowingly collect personal information from anyone under 13 years of age, in compliance with the US Children's Online Privacy Protection Act ("COPPA," 15 U.S.C. §§ 6501-6506). If Vantage discovers that information from a child under 13 has been collected, it will be deleted promptly. For users in jurisdictions with a higher minimum age (e.g., 14 in Korea, 16 in many EEA member states), the higher minimum applies.

11. International Data Transfers

Your information may be transferred to and processed in the United States where our service providers are located. By using the Service, you consent to this transfer.

For users in the European Economic Area (EEA), we ensure appropriate safeguards through Standard Contractual Clauses.

12. California Privacy Rights (CCPA)

California residents have additional rights under the California Consumer Privacy Act:

Right to Know: Categories and specific pieces of personal information collected
Right to Delete: Request deletion of personal information
Right to Opt-Out: We do not sell personal information
Right to Non-Discrimination: Equal service regardless of privacy choices

13. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. Changes will be communicated via:

Material Changes: 7 days advance notice via app or email
Minor Changes: Notice upon implementation

14. Contact Us

For privacy-related inquiries, please contact:

Email: support@vantageyms.com

15. Biometric Information Notice

This notice complies with the Illinois Biometric Information Privacy Act ("BIPA," 740 ILCS 14), the Texas Capture or Use of Biometric Identifier Act ("CUBI," Tex. Bus. & Com. Code § 503.001), Washington RCW 19.375, and similar state biometric privacy laws.

15.1 What We Capture

The Service may capture the following:

Photographs taken at gate transactions and 7-point C-TPAT inspections. These photos document container, trailer, chassis, seal, and cargo condition. Photos may incidentally include human faces; Vantage does not perform facial recognition, facial geometry analysis, or any biometric identifier extraction from photos.
Electronic signatures captured on touchscreen at gate-in / inspection / delivery.
Driver's license images scanned to parse the PDF417 barcode (AAMVA DL/ID standard). Vantage parses identification text; Vantage does not derive a biometric template from the photograph on the license.

15.2 Purpose and Disclosure

Purpose: identity verification, gate transaction audit trail, cargo inspection chain of custody, C-TPAT support.
Disclosure: not sold; shared only with sub-processors listed in §6.1.

15.3 Retention and Destruction Schedule

Category	Retention	Destruction Method
Gate / inspection photos	1 year from capture	Secure deletion from Customer's tenant storage
Electronic signatures	3 years (with transaction record)	Secure deletion from Customer's tenant storage
Driver's license images	1 year from capture	Secure deletion from Customer's tenant storage (image only; parsed text retained per transaction retention)
Parsed driver's license text (name, license number, expiration, class)	3 years (with transaction record)	Secure deletion from Customer's tenant storage

15.4 Customer Obligations

Customer is the controller / business with respect to all biometric and biometric-adjacent data captured through the Service. Customer represents and warrants that, before any driver, employee, carrier, or visitor interacts with the Service, Customer has:

(a) provided a written disclosure of the capture, storage, purpose, and retention period of the biometric or biometric-adjacent data;
(b) obtained written informed consent (electronic permitted) from each subject;
(c) maintained a written, publicly available retention and destruction policy that meets or exceeds the schedule in §15.3; and
(d) where applicable under Illinois BIPA, California CPRA, GDPR, or other law, obtained the higher consent or notice standard required.

Customer's indemnification obligations in Terms of Service §12.1(d) apply to any claim arising from Customer's failure to satisfy this §15.4.

Politica de Privacidad

Fecha de Vigencia: 17 de mayo de 2026 | Ultima Actualizacion: 10 de junio de 2026

1. Introduccion

Vantage Yard Management ("Servicio", "nosotros", "nos" o "nuestro") se compromete a proteger su privacidad. Esta Politica de Privacidad explica como recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su informacion cuando utiliza nuestra aplicacion movil.

Lea esta politica con atencion. Al utilizar el Servicio, usted consiente las practicas descritas en esta Politica de Privacidad.

2. Informacion que Recopilamos

2.1 Informacion de Cuenta

Datos	Obligatorio	Proposito
Nombre de Usuario	Si	Identificacion de la cuenta
Nombre para Mostrar	Si	Visualizacion dentro de la app
Correo Electronico	Si	Inicio de sesion y notificaciones
Contrasena	Si	Seguridad de la cuenta (cifrada)

2.2 Informacion Operacional

Datos	Obligatorio	Proposito
Nombre del Conductor	No	Registros de transacciones de portico
Placa del Vehiculo	No	Identificacion del vehiculo
Numero de Camion/Unidad	No	Seguimiento del equipo
Numero de Contenedor	No	Seguimiento de la carga

2.3 Fotos y Firmas

Datos	Obligatorio	Proposito
Fotos de Entrada/Salida	No	Documentacion de la condicion
Fotos de Inspeccion de Danos	No	Evidencia de danos
Firmas Electronicas	No	Confirmacion de entrega

2.4 Informacion Recopilada Automaticamente

Datos	Proposito
Marcas de Tiempo de Acceso	Analitica del servicio
Informacion del Dispositivo	Resolucion de errores
Version de la App	Soporte tecnico

                Informacion que Limitamos:
                Numeros de Licencia de Conducir: Analizamos el codigo de barras PDF417 al reverso de las licencias comerciales de EE. UU./Canada (conforme a la especificacion AAMVA DL/ID) para verificar la identidad en el portico. La imagen origen se elimina del almacenamiento del dispositivo en un plazo de 7 dias. El identificador analizado (nombre, numero de licencia, vencimiento, clase) se conserva como parte del registro de la transaccion segun el calendario de retencion del §5.1 (3 anos para registros de transacciones). Los datos de licencia de conducir nunca se comparten con terceros salvo lo exigido por la ley o conforme al §6.1.
Numeros de Seguro Social: nunca se recopilan.
Informacion Financiera: el procesamiento de pagos lo gestionan integramente Stripe y RevenueCat. Vantage recibe unicamente los datos de contacto de facturacion y los ultimos 4 digitos y la marca de la tarjeta utilizada.
Ubicacion GPS Precisa: no se recopila desde los dispositivos del conductor, empleado de portico o operador de montacargas. Las coordenadas de la geocerca del sitio (limite configurado por el administrador) se almacenan unicamente para la cuenta del administrador del sitio.
Identificadores Biometricos: Vantage no realiza reconocimiento facial, escaneo de huellas dactilares ni escaneo de iris. Las fotografias tomadas durante las transacciones de portico y las inspecciones pueden incluir rostros humanos de manera incidental; consulte el "Aviso de Informacion Biometrica" (§15) para conocer las reglas aplicables.

            

3. Como Recopilamos la Informacion

Entrada directa durante el registro
Entrada manual durante las operaciones
Captura con camara para las fotos
Recopilacion automatica (registros de acceso)

4. Como Usamos Su Informacion

Prestacion del Servicio: Gestion del patio, transacciones de portico y programacion de citas
Gestion de Cuenta: Autenticacion, permisos y restablecimiento de contrasena
Soporte al Cliente: Respuesta a consultas y asistencia tecnica
Mejora del Servicio: Analisis de errores y mejora de funciones
Cumplimiento Legal: Normativa aduanera y cumplimiento C-TPAT

5. Retencion y Eliminacion de Datos

5.1 Periodos de Retencion

Tipo de Datos	Periodo de Retencion	Base
Datos de Cuenta	Hasta la eliminacion de la cuenta	Prestacion del servicio
Registros de Transacciones	3 anos	Resolucion de disputas logisticas
Fotos/Firmas	1 ano	Evidencia de danos
Registros de Acceso	6 meses	Auditoria de seguridad

5.2 Metodos de Eliminacion

Los archivos electronicos se eliminan de forma permanente con metodos seguros
Los datos se eliminan oportunamente al expirar el periodo de retencion

6. Comparticion de Informacion

No vendemos su informacion personal. Podemos compartir su informacion unicamente en las siguientes circunstancias:

6.1 Sub-Procesadores

Sub-procesador	Proposito	Ubicacion	Categorias de Datos	Retencion
Supabase Inc.	Base de datos, autenticacion, almacenamiento y tiempo real	EE. UU.	Todos los Datos del Cliente	Duracion del servicio
OpenAI, L.L.C.	OCR de respaldo GPT-4o Vision (Etapa 2 del pipeline OCR de 5 etapas)	EE. UU.	Recortes fotograficos del numero de contenedor; no se capturan datos personales intencionalmente	Segun la politica de uso de datos de la API de OpenAI
Sentry (Functional Software, Inc.)	Monitoreo de errores	EE. UU.	Registros de errores anonimizados, sin datos personales del Cliente	90 dias
RevenueCat, Inc.	Gestion de suscripciones in-app (iOS/Android)	EE. UU.	Metadatos de suscripcion, identificadores de usuario anonimizados	Duracion del servicio
Stripe, Inc.	Procesamiento de pagos (web/B2B)	EE. UU.	Contacto de facturacion, tokens de pago (los numeros de tarjeta no llegan a Vantage)	Duracion del servicio mas el periodo de retencion fiscal
Google LLC (Firebase Messaging)	Entrega de notificaciones push	EE. UU.	Tokens push del dispositivo	Hasta la revocacion del token
Google LLC (ML Kit en el dispositivo)	Reconocimiento de texto en el dispositivo (Etapa 1 del pipeline OCR de 5 etapas)	En el dispositivo del Cliente	Ningun dato sale del dispositivo	N/D
GrowthBook	Entrega de feature flags	EE. UU.	Atributos de uso anonimizados	30 dias

Vantage mantiene o esta ejecutando activamente un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) con cada sub-procesador. La lista actualizada de sub-procesadores esta disponible en https://www.vantageyms.com/dpa.html. Se notificara al Cliente con al menos 14 dias de antelacion antes de agregar cualquier nuevo sub-procesador que trate Datos del Cliente, mediante notificacion en la app y al correo electronico registrado.

6.2 Requisitos Legales

Podemos divulgar informacion cuando lo exija la ley, por ejemplo:

Ordenes judiciales validas o citaciones
Solicitudes legales de autoridades
Proteccion de nuestros derechos legales

7. Sus Derechos

7.1 Derecho de Acceso

Consulte el estado del tratamiento de sus datos personales en Configuracion de la App > Mi Perfil

7.2 Derecho de Rectificacion

Solicite la correccion de datos inexactos. Edite directamente en la app o contacte a soporte.

7.3 Derecho de Supresion (Derecho al Olvido)

Solicite la eliminacion de sus datos personales en Configuracion de la App > Eliminar Cuenta. Se procesa en un plazo de 30 dias desde la solicitud.

7.4 Derecho a Restringir el Tratamiento

Solicite la suspension temporal del tratamiento de datos.

7.5 Derecho a la Portabilidad de Datos

Solicite sus datos en un formato legible por maquina (JSON) en Configuracion de la App > Exportar Datos.

8. Medidas de Seguridad

8.1 Medidas Tecnicas

Cifrado en transito (TLS 1.3)
Cifrado en reposo (AES-256)
Hash unidireccional de contrasenas
Hash de claves API (SHA-256)
Control de acceso Row Level Security

8.2 Medidas Administrativas

Principio de minimo privilegio para el acceso a datos
Registro y auditoria de accesos
Evaluaciones de seguridad periodicas

9. Cookies y Rastreo

Este Servicio es una aplicacion movil y no utiliza cookies web.

Tecnologias Utilizadas:

Almacenamiento Local: Persistencia de sesion
Informes de Fallos: Recopilacion automatica de errores (Sentry, se puede desactivar)

10. Privacidad de Menores

El Servicio esta dirigido a personal adulto de operaciones de patio (mayores de 18 anos). Vantage no recopila intencionalmente informacion personal de menores de 13 anos, en cumplimiento de la Ley de Proteccion de la Privacidad en Linea de los Ninos de EE. UU. ("COPPA", 15 U.S.C. §§ 6501-6506). Si Vantage descubre que se ha recopilado informacion de un menor de 13 anos, la eliminara de inmediato. Para los usuarios en jurisdicciones con una edad minima mas alta (por ejemplo, 14 en Corea o 16 en muchos Estados miembros del EEE), se aplicara la edad minima mas alta.

11. Transferencias Internacionales de Datos

Su informacion puede transferirse y tratarse en Estados Unidos, donde se encuentran nuestros proveedores de servicios. Al utilizar el Servicio, usted consiente esta transferencia.

Para los usuarios del Espacio Economico Europeo (EEE), garantizamos las salvaguardas adecuadas mediante Clausulas Contractuales Tipo.

12. Derechos de Privacidad de California (CCPA)

Los residentes de California cuentan con derechos adicionales bajo la Ley de Privacidad del Consumidor de California:

Derecho a Saber: Categorias y piezas especificas de informacion personal recopilada
Derecho a Eliminar: Solicitar la eliminacion de informacion personal
Derecho a No Optar: No vendemos informacion personal
Derecho a No Discriminacion: Servicio equivalente independientemente de las elecciones de privacidad

13. Cambios a Esta Politica

Podemos actualizar esta Politica de Privacidad de vez en cuando. Los cambios se comunicaran a traves de:

Cambios Materiales: Aviso anticipado de 7 dias por la app o por correo electronico
Cambios Menores: Aviso al momento de su implementacion

14. Contactenos

Para consultas relacionadas con privacidad, contactenos:

Correo Electronico: support@vantageyms.com

15. Aviso de Informacion Biometrica

Este aviso cumple con la Ley de Privacidad de Informacion Biometrica de Illinois ("BIPA", 740 ILCS 14), la Ley de Captura o Uso de Identificadores Biometricos de Texas ("CUBI", Tex. Bus. & Com. Code § 503.001), Washington RCW 19.375 y leyes estatales similares de privacidad biometrica.

15.1 Que Capturamos

El Servicio puede capturar lo siguiente:

Fotografias tomadas en transacciones de portico e inspecciones C-TPAT de 7 puntos. Estas fotos documentan la condicion del contenedor, remolque, chasis, sello y carga. Las fotos pueden incluir rostros humanos de forma incidental; Vantage no realiza reconocimiento facial, analisis de geometria facial ni extraccion de ningun identificador biometrico a partir de las fotos.
Firmas electronicas capturadas en pantalla tactil al ingreso por portico, en la inspeccion o en la entrega.
Imagenes de licencias de conducir escaneadas para analizar el codigo de barras PDF417 (estandar AAMVA DL/ID). Vantage analiza el texto de identificacion; Vantage no deriva una plantilla biometrica a partir de la fotografia de la licencia.

15.2 Proposito y Divulgacion

Proposito: verificacion de identidad, pista de auditoria de las transacciones de portico, cadena de custodia de la inspeccion de la carga y soporte para C-TPAT.
Divulgacion: no se vende; se comparte unicamente con los sub-procesadores enumerados en el §6.1.

15.3 Calendario de Retencion y Destruccion

Categoria	Retencion	Metodo de Destruccion
Fotos de portico/inspeccion	1 ano desde la captura	Eliminacion segura del almacenamiento del inquilino del Cliente
Firmas electronicas	3 anos (junto con el registro de la transaccion)	Eliminacion segura del almacenamiento del inquilino del Cliente
Imagenes de licencias de conducir	1 ano desde la captura	Eliminacion segura del almacenamiento del inquilino del Cliente (solo la imagen; el texto analizado se conserva conforme al periodo de retencion de la transaccion)
Texto analizado de la licencia (nombre, numero de licencia, vencimiento, clase)	3 anos (junto con el registro de la transaccion)	Eliminacion segura del almacenamiento del inquilino del Cliente

15.4 Obligaciones del Cliente

El Cliente es el responsable/empresa respecto de todos los datos biometricos y biometricos-adyacentes capturados mediante el Servicio. El Cliente declara y garantiza que, antes de que cualquier conductor, empleado, transportista o visitante interactue con el Servicio, ha:

(a) entregado una divulgacion escrita sobre la captura, el almacenamiento, la finalidad y el periodo de retencion de los datos biometricos o biometricos-adyacentes;
(b) obtenido el consentimiento escrito e informado (se permite el electronico) de cada sujeto;
(c) mantenido una politica escrita y de acceso publico de retencion y destruccion que cumpla o supere el calendario del §15.3; y
(d) cuando corresponda bajo Illinois BIPA, California CPRA, GDPR u otra ley, obtenido el estandar mas elevado de consentimiento o notificacion exigido.

Las obligaciones de indemnizacion del Cliente conforme al §12.1(d) de los Terminos de Servicio se aplican a cualquier reclamacion derivada del incumplimiento del Cliente respecto del §15.4.